Privacy e GDPR
Quando il GDPR diventa parte integrante del CRM. Adeguati alla normativa con la nostra suite completa, anche da App.
Abbiamo sviluppato per vtenext la suite GDPR, tool ufficiale per la gestione proattiva delle procedure previste dal GDPR, in linea con le disposizioni del Garante Europeo.
La suite per vtenext è basata sui due moduli master
1) Registro al Trattamento
2) Gestione del Collaboratore
Il Registro al trattamento è un importante aiuto per la mappatura di tutte le tipologie di dati anagrafici relative alle persone fisiche gestite da ogni azienda (sia come Titolare che come Responsabili). Il completamento della mappatura consente all’azienda di valutare l’adeguatezza delle proprie misure di sicurezza in funzione del rischio correlato al trattamento, in linea con quanto richiesto dal nuovo GDPR.
La Gestione del Collaboratore permette invece di informare tutti i propri dipendenti e/o collaboratori, attraverso delle comode mail dotate di Link per tracciare la Presa Visione dei documenti (informativa privacy, nomina al trattamento, accordo di riservatezza, etc…) in pieno accordo con le norme previste dalla Direttiva GDPR
Il registro consente, per ogni contratto e/o tipologia di contratto, di definire la tipologia di nomina in essere (Titolare, Responsabile, etc…), la classificazione dei dati trattati nel contratto, distinguendo i semplici dati identificativi, come ad esempio nome, cognome, etc. dai dati a trattamento speciale (credo politico, credo religioso, etc…).
La compilazione di tutti i dati necessari è comunque supportata da un comodo WIZARD che accompagna l’utente nel completamento del registro.
Una volta alimentati i campi anagrafica, attraverso il Wizard è possibile annotare la forma di conservazione dei dati, segnalando se il supporto di conservazione è fisico ( ad esempio cartaceo) e/o elettronico.
È inoltre possibile impostare la data di scadenza relativa al consenso sul trattamento e, attraverso i processi e il motore BPM di vtenext, mandare avvisi e alert oppure mail automatiche di richiesta rinnovo consenso al titolare del dato.
Questo semplice processo elimina qualsiasi possibilità di errore e mette al riparo da infrazioni alla direttiva e da possibili sanzioni.
Il modulo di Gestione del Collaboratore è finalizzato al trattamento dei dati dei propri dipendenti e/o collaboratori e si rivela di grande utilità in particolar modo per le aziende con un buon numero di dipendenti.
Una volta inseriti in vtenext i dati anagrafici dei Collaboratori, il modulo consente l’invio di documenti a tutto il personale (es. informativa privacy, regolamenti interni, nomina al trattamento, accordo di riservatezza, etc…) e ne traccia la presa visione attraverso una chiave elettronica unica associata al dipendente che si elimina al primo click. Il CRM sarà in grado così di registrare e storicizzare la conferma di lettura del documento data direttamente dall’utente.
Il modulo permette inoltre di monitorare, grazie ai processi BPM di vtenext, le scadenze relative alle attività formative previste per il personale, consentendo all’azienda una rapida ed efficace gestione dei rinnovi evitando così, per la formazione obbligatoria, di incorrere in eventuali sanzioni previste dalla legge.
